Vous ouvrez un dossier à neuf heures. À onze heures, il est toujours ouvert à la même page, et vous seriez incapable de dire ce que vous avez fait entre les deux. En espace partagé, ce n’est presque jamais une grosse interruption qui casse une journée. Ce sont les vingt petites dont vous n’avez gardé aucun souvenir.
Les interruptions qui coûtent le plus
Une question posée par-dessus l’écran prend trente secondes. Ce qui coûte, ce ne sont pas ces trente secondes, c’est le temps qu’il vous faut ensuite pour retrouver où vous en étiez. Sur une tâche simple, la reprise est immédiate. Sur un chiffrage, un contrat ou un texte un peu construit, elle vous prend plusieurs minutes, et vous recommencez presque toujours par relire ce que vous veniez d’écrire.
Toutes les interruptions ne se valent pas. Celles qui font le plus de dégâts ont un point commun, elles arrivent sans prévenir et elles réclament une réponse tout de suite.
- Le voisin qui pose une question rapide parce que vous êtes là.
- La notification qui apparaît en haut de l’écran pendant que vous écrivez.
- Le mouvement dans votre champ de vision quand quelqu’un traverse la pièce.
- Le téléphone que vous retournez sans vous en rendre compte.
Un réflexe change beaucoup de choses. Avant de lever la tête pour répondre, notez sur un papier la phrase que vous alliez taper. Vous ne repartez plus de zéro.
Découper sa journée en blocs
Un espace partagé a un rythme, et ce rythme est assez régulier. Il y a l’heure des arrivées, celle où tout le monde téléphone, le creux du déjeuner, le ralentissement de fin d’après-midi. Vous n’y pouvez rien, mais vous pouvez caler vos tâches dessus.
Réservez le moment le plus calme à ce qui demande de la suite dans les idées. Gardez la messagerie, les relances et l’administratif pour les périodes agitées, ces tâches supportent très bien d’être coupées. Un bloc de travail se décide la veille au soir, pas le matin même devant votre écran.
Comptez large. Deux blocs vraiment tenus dans une journée valent mieux que six créneaux théoriques respectés à moitié.
Le casque et ses limites
Le casque règle une partie du problème. Il couvre le bruit de fond, les conversations lointaines, le cliquetis des claviers. Il ne fait rien contre ce que vous voyez, et le passage d’une personne devant vous suffit à vous sortir d’un raisonnement.
Il sert aussi de signal, à condition que vos voisins l’aient compris. Dites-le une fois, clairement, plutôt que d’espérer que cela se devine. La musique avec des paroles fonctionne pour trier des mails et beaucoup moins pour rédiger, votre attention part vers le texte chanté.
Porté huit heures d’affilée, un casque fatigue et finit par perdre son effet. Alternez. Retirez-le sur les tâches qui ne demandent pas de concentration profonde, gardez-le pour les blocs qui comptent vraiment.
Où se mettre selon ce qu’on fait
On ne relit pas un contrat au même endroit qu’on vide sa boîte de réception. Si le lieu le permet, repérez deux ou trois places et servez-vous en différemment selon le moment. Dos à un mur, loin de la porte et hors de l’axe de passage, vous serez nettement plus tranquille qu’en face de la circulation.
Quand le poste est attribué, la question se règle autrement. Vous aménagez votre coin une bonne fois, vous orientez les écrans à votre hauteur, et vous ne perdez plus dix minutes chaque matin à choisir votre place. C’est le fonctionnement d’un poste de travail en open space à Perpignan loué au mois, avec un bureau d’angle qui reste le vôtre.
Les appels, à sortir de la pièce
Votre voix porte plus loin que vous ne le croyez, surtout au téléphone où l’on parle naturellement plus fort. Un appel de vingt minutes tenu à votre poste occupe toute la pièce, et vous le savez, ce qui vous empêche d’être vraiment dans la conversation.
Prenez l’habitude de vous lever. Couloir, cuisine, extérieur, peu importe, du moment que vous changez de pièce. Pour les échanges qui touchent à un client, à un litige ou à de l’argent, c’est une règle et pas une préférence, parce que vous ne maîtrisez pas qui entend quoi dans un espace ouvert.
Si vous passez beaucoup d’appels, regroupez-les. Deux séries dans la journée dérangent moins que douze allers-retours, et vos blocs restent entiers.
Ces habitudes ne s’installent pas ensemble. Prenez la plus simple, le bloc protégé du matin, tenez-la deux semaines, et ajoutez la suivante seulement quand la première tient toute seule.
